Facture Word en PDF : mentions obligatoires et facturation électronique

Les mentions obligatoires d’une facture

Le format du fichier ne change rien au fond : une facture PDF doit contenir les mêmes mentions qu’une facture papier. Voici la liste générale publiée par Entreprendre Service Public (page vérifiée le 11 août 2026).

S’y ajoutent des mentions particulières selon votre situation, par exemple « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts » en franchise en base, « Auto-liquidation » quand le client est redevable de la taxe, ou les références de l’assurance professionnelle pour une activité artisanale.

Quatre nouvelles mentions liées à la réforme

La réforme ajoute quatre mentions, applicables selon le même calendrier que l’obligation d’émission (grandes entreprises et ETI d’abord, PME et micro-entreprises au plus tard le 1^er septembre 2027) :

• le numéro Siren du client, lorsqu’il s’agit d’une entreprise ;
• l’adresse de livraison des biens, si elle diffère de l’adresse du client ;
• la nature des opérations : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
• la mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits », si vous avez choisi cette option.

Rien n’empêche de les ajouter dès maintenant à votre modèle Word : elles ne gênent pas un client qui ne les attend pas encore.

Transformer la facture Word en PDF

1. Dans Word, cliquez sur Fichier › Enregistrer sous (ou appuyez sur F12) et choisissez le type PDF (*.pdf). Le détail des options figure dans notre guide pour enregistrer un document Word en PDF.
2. Nommez le fichier avec le numéro de facture, par exemple Facture-2026-0042-ClientX.pdf : le classement et les recherches seront plus simples.
3. Ouvrez le PDF et contrôlez les montants, la date d’échéance et le numéro avant de l’envoyer.

Quelques précautions propres aux factures :

• Un fichier Word par facture émise. Ne réutilisez pas la même facture en modifiant le numéro : conservez chaque facture émise telle quelle, avec son PDF. Les factures sont des pièces justificatives à conserver 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, selon Entreprendre Service Public.
• Le PDF/A pour l’archivage. Si vous archivez vos factures sur le long terme, cochez Conforme à la norme PDF/A dans les options d’enregistrement : voir créer un PDF/A depuis Word.
• Les propriétés du document. Le PDF peut contenir le nom de l’auteur du modèle ou un ancien titre. Pour les nettoyer, suivez supprimer les informations personnelles.
• Les champs automatiques. Une date insérée avec Insertion › Date et heure et l’option de mise à jour automatique change à chaque ouverture du .docx. Tapez la date d’émission en texte simple.

PDF et facture électronique : la différence

Pour l’administration fiscale, une facture électronique n’est pas un document numérique quelconque. Selon impots.gouv.fr, elle doit :

• respecter une forme électronique normée ;
• comporter certaines mentions sous forme de données structurées, lisibles par un logiciel ;
• être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée (auparavant appelée PDP, plateforme de dématérialisation partenaire), immatriculée par la DGFiP.

Trois formats composent le socle de la réforme : UBL et CII, deux formats XML de données pures, et Factur-X, un format mixte qui associe un PDF lisible et un fichier XML de données. Un PDF produit par Word, même soigné et même au format PDF/A, ne contient que la représentation visuelle de la facture : l’administration indique explicitement que les « PDF ordinaires » envoyés par courriel ne seront plus conformes dans le champ de la réforme.

Le calendrier de la réforme 2026-2027

Concrètement, toute entreprise assujettie à la TVA, quelle que soit sa taille, doit déjà avoir choisi une plateforme agréée, au moins pour recevoir les factures de ses fournisseurs soumis à l’émission. La transmission des données de transaction et de paiement (e-reporting), qui concerne notamment les ventes aux particuliers et les opérations internationales, suit le même calendrier.

Une PME peut entrer volontairement dans le dispositif avant 2027. Tant qu’elle ne l’a pas fait, son client ne peut pas lui imposer l’émission électronique au titre de l’obligation légale, précise le guide de démarrage publié par la DGFiP.

Quand un PDF issu de Word reste utilisable

• Jusqu’à votre échéance d’émission si vous êtes une PME, une TPE ou une micro-entreprise : vous pouvez continuer à envoyer vos factures en PDF à vos clients professionnels, au plus tard jusqu’au 31 août 2027.
• Pour les clients particuliers : la facture électronique ne concerne que les opérations entre assujettis établis en France. Un PDF reste possible, mais les données de la vente relèvent de l’e-reporting selon le même calendrier.
• Pour les clients établis à l’étranger, hors du champ de la facturation électronique française, avec là aussi une obligation d’e-reporting.
• Pour un devis, un avoir informatif ou une copie destinée à votre client en plus du flux électronique, sans valeur de facture originale.

Les factures adressées à l’État, aux collectivités et aux établissements publics passent, elles, par le portail Chorus Pro depuis 2017, avec ses propres formats.

Problèmes courants et solutions

Mon client refuse ma facture PDF

Depuis le 1^er septembre 2026, votre client doit pouvoir recevoir des factures électroniques, mais cela ne l’autorise pas à vous imposer l’émission électronique avant votre propre échéance. Si vous êtes une PME qui n’y est pas encore tenue, vous pouvez lui rappeler que votre obligation ne commence qu’au 1^er septembre 2027 au plus tard, et lui indiquer quand vous comptez passer par une plateforme agréée.

La mise en page de la facture bouge dans le PDF

Les tableaux de facture sont sensibles aux polices et aux largeurs de colonnes. Fixez la largeur des colonnes du tableau et utilisez une police installée partout : notre guide pour garder la mise en page d’un Word en PDF détaille les causes.

Le PDF de la facture est trop lourd pour un courriel

C’est presque toujours le logo, inséré en très haute résolution. Réduisez l’image dans Word avant d’exporter, ou suivez réduire la taille d’un PDF issu de Word.