Garder la mise en page d’un Word en PDF

Pourquoi la mise en page bouge entre Word et le PDF

Un fichier .docx ne contient pas de pages : il contient du texte, des styles et des règles de disposition. La pagination est recalculée à chaque ouverture par le logiciel qui affiche le document, en fonction des polices présentes et de son propre moteur de rendu. Deux ordinateurs, ou deux logiciels, peuvent donc couper les lignes et les pages à des endroits différents. Le PDF fige le résultat d’un de ces calculs : pour garder la mise en page, il faut que ce calcul soit le même que celui que vous avez relu à l’écran.

Cause n° 1 : une police manquante

Si une police utilisée dans le document n’est pas installée sur l’appareil qui fait la conversion, elle est remplacée par une autre dont les caractères n’ont pas la même largeur. Quelques dixièmes de millimètre par ligne suffisent à décaler un paragraphe, puis toute la suite du document. C’est la cause la plus fréquente, en particulier avec un document reçu par e-mail ou converti sur un téléphone.

Dans Word pour Windows, Fichier › Options › Options avancées, section Afficher le contenu du document, bouton Substitution de polices, liste les polices absentes et celles qui les remplacent. Deux corrections possibles : installer la police manquante, ou l’incorporer dans le fichier Word (Fichier › Options › Enregistrement › Incorporer les polices dans le fichier). Le détail, y compris le cas des polices dont la licence interdit l’incorporation, est dans notre guide polices différentes dans le PDF.

Cause n° 2 : l’imprimante et le format de papier

Word pour Windows tient compte de l’imprimante sélectionnée pour calculer la disposition du texte. Un même document peut donc être paginé un peu différemment sur deux postes équipés d’imprimantes différentes, ou après un changement d’imprimante par défaut. Pour un document dont la pagination compte (mémoire, contrat, rapport avec renvois de pages), faites la relecture finale et l’export PDF sur le même ordinateur, sans changer d’imprimante entre les deux.

Vérifiez aussi le format de papier dans Mise en page › Taille (l’onglet s’appelle Disposition dans certaines versions). Un document réglé en Letter (format américain, 21,59 × 27,94 cm) puis imprimé sur une imprimante virtuelle réglée en A4 (21 × 29,7 cm) peut être réduit, décalé ou rogné. Réglez le document en A4 avant l’export si c’est le format attendu.

Cause n° 3 : les images et formes flottantes

Une image, une zone de texte ou une forme peut être insérée de deux façons. Aligné sur le texte : elle se comporte comme un gros caractère et suit le texte, sans jamais le recouvrir. Avec un habillage (Carré, Rapproché, Derrière le texte, Devant le texte…), elle flotte et reste attachée à un paragraphe par une ancre. Si ce paragraphe change de page, l’objet le suit, parfois en chevauchant le texte voisin.

1. Cliquez sur l’objet, puis sur l’icône Options de disposition qui apparaît à sa droite.
2. Pour une image isolée dans le fil du texte, choisissez Aligné sur le texte : c’est le réglage le plus stable.
3. Pour un objet qui doit rester à une place précise (logo, tampon), gardez l’habillage et cochez Fixer la position sur la page au lieu de Déplacer avec le texte.
4. Affichez les marques de mise en forme (bouton ¶ de l’onglet Accueil) pour voir l’ancre et vérifier à quel paragraphe l’objet est rattaché.

Pour placer du texte et des images côte à côte, un tableau sans bordures est plus robuste qu’un assemblage de zones de texte : tous les logiciels le restituent de la même façon. Regroupez aussi les formes qui composent un schéma (sélection multiple, puis Grouper) pour qu’elles ne se dispersent pas.

Cause n° 4 : le mode de compatibilité et la version

Si la barre de titre de Word affiche Mode de compatibilité, le document a été créé avec une version ancienne de Word et Word imite les anciennes règles de disposition. D’autres logiciels ne reproduisent pas toujours ces règles à l’identique. Pour moderniser le fichier, utilisez Fichier › Informations › Convertir.

Quelle méthode est la plus fidèle ?

Pour convertir un Word en PDF sans perdre la mise en page, la règle est simple : plus le logiciel qui convertit est proche de celui qui a servi à écrire, moins il y a de surprises. Word est la référence, parce que c’est son moteur qui a produit ce que vous voyez à l’écran.

Quelle que soit la méthode, ouvrez le PDF et comparez-le au document : même nombre de pages, mêmes coupures en bas de page, images à leur place. C’est la seule vérification qui compte.

Problèmes courants et solutions

Le PDF a une page de plus que le document

Une ligne a été repoussée à la page suivante (police remplacée) ou un paragraphe vide suit un tableau en fin de document. Voyez notre guide pour supprimer une page blanche.

La mise en page est bonne chez moi, pas chez le destinataire

Vous lui avez probablement envoyé le .docx : son logiciel recalcule la pagination avec ses propres polices. Envoyez le PDF, qui fige le résultat.

Les images sont à la bonne place mais floues

C’est un problème de compression, pas de mise en page : voir images floues dans le PDF.

Une image recouvre le texte uniquement dans le PDF

L’objet est flottant et son ancre a changé de page. Passez-le en Aligné sur le texte, ou fixez sa position sur la page, puis réexportez.