En-têtes, pieds de page et numéros de page dans le PDF
Un PDF créé par Word reproduit exactement les en-têtes, pieds de page et numéros de page du mode Page : s’ils sont faux dans le PDF, c’est presque toujours dans le document qu’il faut corriger. Les causes habituelles sont l’option Première page différente, des sections liées ou déliées, des champs non mis à jour et des marges trop proches du bord.
En bref
- Double-cliquez dans l’en-tête ou le pied de page et vérifiez Première page différente et Lier au précédent.
- Insérez les numéros par Insertion › Numéro de page (jamais tapés à la main), puis mettez à jour les champs avec F9.
- Exportez par Fichier › Enregistrer sous › PDF et contrôlez la première page, la dernière et chaque début de section.
Des numéros de page justes dans le PDF
Un numéro de page doit être un champ, que Word recalcule selon la position réelle de la page, et non un chiffre tapé.
- Cliquez sur Insertion › Numéro de page, puis choisissez une position (Haut de page, Bas de page…) et un modèle. Les modèles « Page X sur Y » ajoutent le nombre total de pages.
- Pour commencer à un autre numéro (par exemple 1 après une page de garde), choisissez Insertion › Numéro de page › Format des numéros de page, puis À partir de.
- Pour des chiffres romains dans les pages liminaires, réglez le Format de numérotation dans la même fenêtre, section par section.
Le total « sur Y » utilise le champ NUMPAGES, qui compte toutes les pages du document. Si votre numérotation repart à 1 après l’introduction, remplacez-le par SECTIONPAGES (Insertion › QuickPart › Champ), sinon vous obtiendrez « Page 3 sur 42 » pour un chapitre de 30 pages.
Première page différente
Si l’en-tête ou le numéro manque sur la première page du PDF, l’option Première page différente est activée : c’est voulu pour une page de titre, gênant sinon. Double-cliquez dans l’en-tête : l’onglet En-tête et pied de page s’ouvre et la case est visible. Cette option donne à la première page de chaque section son propre en-tête, qui peut être vide.
La case voisine, Pages paires et impaires différentes, crée deux en-têtes distincts ; si seules les pages impaires ont un numéro, c’est qu’il manque dans l’en-tête des pages paires.
Sections : des en-têtes différents dans un même document
Pour changer d’en-tête en cours de document (annexes, chapitres), il faut une nouvelle section :
- Placez le curseur au début de la page concernée, puis Mise en page › Sauts › Page suivante (onglet Disposition dans certaines versions).
- Double-cliquez dans l’en-tête de la nouvelle section et désactivez Lier au précédent.
- Modifiez l’en-tête : la section précédente n’est plus affectée. Recommencez pour le pied de page, qui a son propre lien.
Tant que Lier au précédent reste activé, toute modification se propage aux sections liées : c’est la cause classique de l’en-tête « qui change tout seul » ailleurs dans le document.
Les champs à mettre à jour avant l’export
Word met à jour le numéro de page lui-même lors de l’export, mais pas tous les champs. Avant de créer le PDF :
- Appuyez sur Ctrl + A puis F9 pour mettre à jour les champs du corps du texte (renvois, table des matières).
- Ce raccourci n’atteint pas les en-têtes et pieds de page : double-cliquez dans chacun, sélectionnez son contenu et appuyez sur F9.
- Vous pouvez aussi cocher Mettre à jour les champs avant l’impression dans Fichier › Options › Affichage, section Options d’impression.
Un champ DATE dans l’en-tête affiche la date du jour à chaque ouverture ou impression : un courrier daté de mars ressortira daté d’aujourd’hui. Pour figer la date, cliquez dedans et appuyez sur Ctrl + Maj + F9, qui transforme le champ en texte simple.
Si le PDF affiche { PAGE } au lieu d’un chiffre, les codes de champ sont affichés : appuyez sur Alt + F9 pour revenir aux résultats, puis réexportez.
En-tête ou pied de page coupé
Un export par Enregistrer sous › PDF reproduit la page entière, jusqu’au bord. Le problème apparaît surtout à l’impression, papier ou vers une imprimante PDF : chaque imprimante a une zone non imprimable de quelques millimètres sur les bords, et un pied de page placé trop bas y est rogné. Word prévient parfois que des marges se trouvent en dehors de la zone imprimable.
- Dans l’onglet En-tête et pied de page, groupe Position, augmentez En-tête à partir du haut et Pied de page à partir du bas (1 cm ou plus est une valeur prudente).
- Vérifiez que le texte de l’en-tête ne déborde pas dans la marge : un logo trop haut repousse le corps du texte, ou dépasse de la page.
- Préférez l’export à l’impression pour créer le PDF : voir enregistrer un Word en PDF plutôt qu’imprimer un Word en PDF.
Problèmes courants et solutions
Toutes les pages du PDF portent le même numéro
Soit le numéro a été tapé à la main, soit le PDF vient d’un outil qui ne recalcule pas les champs. C’est le cas de notre convertisseur en ligne : il répète l’en-tête et le pied de page sur chaque page, mais sans recalculer les numéros. Pour un document numéroté, utilisez Word, Word pour le web ou LibreOffice.
La numérotation repart à 1 au milieu du document
Une section a un réglage À partir de 1. Dans Format des numéros de page de cette section, choisissez À la suite de la section précédente.
L’en-tête disparaît dans le PDF à partir d’une certaine page
Une nouvelle section commence là, avec un en-tête vide et non lié. Réactivez Lier au précédent ou copiez l’en-tête.
L’en-tête est différent en portrait et en paysage
Une page paysage est forcément dans sa propre section ; son en-tête suit les mêmes règles de liaison. Voir pages en paysage et en portrait.
Un document sans numérotation de pages ? L’aperçu en ligne répète vos en-têtes et pieds de page sur chaque page.
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