Mettre son mémoire ou sa thèse Word en PDF

Préparer le document

Tout repose sur les styles de titre. Un titre mis en forme « à la main » (gras, taille 16) n’est ni dans le sommaire automatique, ni dans les signets du PDF.

• Appliquez Titre 1 aux chapitres, Titre 2 aux sections, Titre 3 aux sous-sections (onglet Accueil, groupe Styles).
• Insérez le sommaire avec Références › Table des matières : ses entrées deviennent des liens dans le PDF.
• Légendez figures et tableaux avec Références › Insérer une légende pour pouvoir générer une table des figures.
• Juste avant l’export, sélectionnez tout (Ctrl + A) et appuyez sur F9 pour mettre à jour les champs : sommaire, renvois, tables des figures.

Le détail, y compris pour LibreOffice, est dans le guide sommaire et signets cliquables.

Numéroter les pages par sections

La présentation habituelle : pas de numéro sur la page de titre, chiffres romains (i, ii, iii) pour les remerciements et le sommaire, chiffres arabes à partir de l’introduction. Vérifiez la norme de votre établissement, mais la technique est toujours la même :

1. Placez le curseur à la fin des pages liminaires, puis Mise en page › Sauts de page › Page suivante (rubrique Sauts de section).
2. Double-cliquez dans le pied de page de la nouvelle section et désactivez Lier au précédent dans l’onglet En-tête et pied de page.
3. Dans Numéro de page › Format des numéros de page, choisissez le format et À partir de : 1.
4. Pour la page de titre sans numéro, cochez Première page différente.

Les cas plus tordus (pieds de page qui se recopient, numérotation qui repart à zéro) sont traités dans en-têtes, pieds et numéros de page.

Exporter avec signets

1. Appuyez sur F12 (ou Fichier › Enregistrer sous › Parcourir) et choisissez le type PDF (*.pdf).
2. Laissez Optimiser pour : Standard pour garder des figures nettes.
3. Cliquez sur Options et cochez :
   • Créer des signets à l’aide de : Titres ;
   • Balises de structure de document pour l’accessibilité ;
   • Conforme à la norme PDF/A, si le dépôt l’exige.
4. Cliquez sur OK, puis Enregistrer.

Avec LibreOffice : Fichier › Exporter au format PDF, cochez Exporter le plan pour les signets et choisissez une variante PDF/A dans la liste Version PDF.

PDF/A et dépôt du mémoire ou de la thèse

Le PDF/A est une variante du PDF conçue pour l’archivage à long terme : polices incorporées, pas de contenu dépendant de l’extérieur. Les modalités de dépôt varient selon les établissements ; le guide créer un PDF/A depuis Word explique la création du fichier.

Thèse de doctorat

En France, la thèse est déposée sous forme électronique auprès de votre établissement, qui la transmet via l’application STAR de l’Abes ; elle est ensuite signalée sur theses.fr et archivée par le CINES. L’Abes demande des fichiers dans des formats valides archivables par le CINES, à tester avec l’outil FACILE avant le dépôt, et précise que les fichiers verrouillés ou protégés contre le copier-coller ne sont pas acceptés (documentation de l’Abes). Les consignes pratiques (délais, nombre de fichiers, annexes, version de diffusion) sont données par votre école doctorale et votre bibliothèque universitaire.

Mémoire de master ou de licence

Il n’existe pas de règle nationale unique : format, taille maximale, nom du fichier, anonymat ou plateforme de dépôt sont fixés par votre formation. Relisez la consigne ou demandez-la au secrétariat pédagogique. Dans tous les cas, ne protégez pas le PDF par mot de passe sauf demande explicite.

Images et taille du fichier

Word réduit par défaut la résolution des images à l’enregistrement. Pour des figures nettes, réglez Fichier › Options › Options avancées › Taille et qualité de l’image avant d’insérer vos images (ou cochez Ne pas compresser les images dans le fichier). Insérez les graphiques Excel en tant que graphiques plutôt qu’en capture d’écran : ils restent vectoriels et nets à tous les zooms. Voir images floues dans le PDF.

À l’inverse, si la plateforme impose une taille maximale, compressez les photos (Format de l’image › Compresser les images) ou choisissez Taille minimale à l’export, en vérifiant la lisibilité des figures. Plus de méthodes dans réduire la taille d’un PDF issu de Word.

Vérification finale

1. Le panneau des signets du lecteur PDF affiche tous les chapitres et sections.
2. Chaque entrée du sommaire mène à la bonne page.
3. Les numéros de page du sommaire correspondent à ceux imprimés en bas de page.
4. Aucune page blanche inattendue, notamment avant un chapitre.
5. Les figures, formules et caractères spéciaux sont nets et corrects.
6. Les polices sont incorporées : dans Adobe Acrobat Reader, Fichier › Propriétés, onglet Polices.
7. Les propriétés du document (titre, auteur) sont les bonnes : elles apparaissent dans les métadonnées du PDF.
8. Pour une thèse, le fichier passe le test FACILE.

Problèmes courants et solutions

« Erreur ! Signet non défini. » apparaît dans le PDF

Un renvoi ou une entrée du sommaire pointe vers un titre supprimé ou renommé. Mettez à jour les champs (Ctrl + A, F9), puis refaites le renvoi concerné.

Le PDF n’a pas de signets

Les titres n’utilisent pas les styles Titre 1, 2, 3, ou l’option Créer des signets à l’aide de : Titres n’était pas cochée. Les méthodes par impression (Microsoft Print to PDF) ne créent jamais de signets.

Des pages blanches apparaissent avant certains chapitres

Un saut de section Page impaire ajoute une page vide pour que le chapitre commence à droite, ce qui est voulu pour une impression recto verso. Pour une version numérique, remplacez-le par Page suivante.

Le PDF/A est refusé par l’outil de validation

Les causes fréquentes sont une police qui ne peut pas être incorporée, des transparences ou des pièces jointes. Remplacez la police concernée, réexportez, puis utilisez les outils de correction proposés dans FACILE si le problème persiste.