Convertir un Word en PDF avec Word pour le web (Word online)

Ce qu’il vous faut

• Un compte Microsoft : une adresse Outlook.com ou Hotmail en est un, mais vous pouvez aussi en créer un gratuitement avec une adresse existante (Gmail, Orange…). Microsoft 365 pour le web (Word, Excel, PowerPoint) est gratuit avec ce compte.
• De la place sur OneDrive : Word pour le web travaille sur des fichiers stockés dans OneDrive. Le compte gratuit inclut 5 Go de stockage.
• Un navigateur à jour : Edge, Chrome, Firefox ou Safari.

Pour ouvrir un fichier présent sur votre ordinateur, importez-le d’abord dans OneDrive (bouton d’ajout ou simple glisser-déposer dans la fenêtre OneDrive), puis cliquez dessus : il s’ouvre dans Word pour le web.

Exporter en PDF depuis Word pour le web

1. Le document ouvert, cliquez sur Fichier en haut à gauche.
2. Choisissez Exporter.
3. Sélectionnez Télécharger au format PDF.
4. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Télécharger. Le PDF est enregistré dans le dossier de téléchargements du navigateur.

Le même menu propose Télécharger au format PDF avec des commentaires, qui inclut tous les commentaires du document. L’option simple les exclut : c’est celle à choisir pour un document à envoyer. Si des modifications suivies sont en attente, acceptez-les ou refusez-les dans l’onglet Révision avant l’export (voir PDF sans commentaires ni modifications).

Dans certaines versions de l’interface, la commande se trouve sous Fichier › Enregistrer sous › Télécharger au format PDF. Le résultat est le même.

Autre méthode : Fichier › Imprimer

Microsoft décrit aussi le passage par l’impression : Fichier › Imprimer, puis, dans la fenêtre d’impression, choisissez Enregistrer au format PDF dans la liste Imprimante (ou Destination selon le navigateur) et cliquez sur Enregistrer. Cette voie est utile pour n’exporter que quelques pages, grâce au champ de sélection des pages de la fenêtre d’impression. Pour un document complet, l’export direct reste préférable. Les différences entre impression et export sont détaillées dans Imprimer un Word en PDF.

Les limites de Word pour le web

Deux autres points à connaître :

• Les polices. Word pour le web ne voit pas les polices installées sur votre ordinateur. Une police absente de sa bibliothèque est remplacée, ce qui peut décaler la mise en page. Voir Polices différentes dans le PDF.
• Les anciens fichiers .doc. Le format Word 97-2003 peut s’ouvrir en lecture seule et devoir être converti avant modification ; notre guide Convertir un .doc en PDF présente les autres options.

Pour un PDF/A, des signets à partir des titres ou un fichier compressé, passez par Word pour Windows ou par LibreOffice, gratuit.

Problèmes courants et solutions

Le téléchargement ne démarre pas

Le navigateur bloque peut-être les téléchargements ou les fenêtres surgissantes pour le site de Microsoft 365. Autorisez-les dans les réglages du site, puis relancez Télécharger au format PDF.

La mise en page diffère de la version de bureau

C’est presque toujours une police remplacée. Choisissez dans Word pour le web une police courante (Calibri, Arial, Times New Roman…) ou convertissez depuis un ordinateur où la police est installée.

Le document partagé ne propose pas l’export

Un fichier partagé avec vous en lecture seule peut limiter les commandes disponibles. Essayez Fichier › Imprimer, ou demandez à son propriétaire un accès en modification.

Je ne veux pas stocker le fichier chez Microsoft

Word pour le web impose le passage par OneDrive. Si le document ne doit pas quitter votre appareil, utilisez un outil qui convertit localement ; les enjeux sont expliqués dans Convertisseurs en ligne : quels risques ?