Préparer un PDF pour un imprimeur depuis Word
Word peut produire un PDF qu’un imprimeur acceptera pour des documents simples (flyer texte, livret, rapport), à condition de gérer vous-même les fonds perdus, la résolution des images et les polices. Il ne sait en revanche ni exporter en PDF/X, ni travailler en CMJN, ni ajouter des traits de coupe : pour un travail exigeant en couleurs, un logiciel de PAO reste l’outil adapté.
En bref
- Demandez le cahier des charges de l’imprimeur (fonds perdus, profil couleur, format de PDF attendu).
- Si le fond va jusqu’au bord, agrandissez le format de page de la valeur des fonds perdus et prolongez les éléments au-delà du format fini.
- Désactivez la compression des images, exportez en PDF Standard, puis contrôlez le fichier.
Ce que Word ne sait pas faire
| Exigence d’impression | Word | Solution |
|---|---|---|
| Export PDF/X (X-1a, X-4) | Non | Adobe Acrobat Pro (paramètres PDF/X) ou un logiciel de PAO comme Scribus (gratuit), InDesign, Affinity. |
| Fonds perdus | Pas nativement | Agrandir le format de page (voir ci-dessous). |
| Traits de coupe | Non | Beaucoup d’imprimeurs les ajoutent eux-mêmes : demandez-leur. |
| Couleurs CMJN | Non, uniquement RVB | Conversion par l’imprimeur, ou PAO. |
| Images haute résolution | Oui | À condition de désactiver la compression. |
| Polices incorporées | Oui | Automatique pour les polices dont la licence l’autorise. |
Beaucoup d’imprimeurs en ligne acceptent un PDF standard et convertissent eux-mêmes les couleurs. Leur cahier des charges prime toujours sur ce guide.
Fonds perdus : l’astuce du format agrandi
Les fonds perdus sont une marge de sécurité, souvent de 3 mm, dans laquelle on prolonge les fonds et les images qui touchent le bord. Le papier est coupé au format fini : sans cette marge, un léger décalage de coupe laisse un liseré blanc.
Word ne gère pas de zone de fonds perdus, mais on peut la simuler. Exemple pour un A5 (148 × 210 mm) avec 3 mm de fonds perdus :
- Onglet Mise en page (Disposition dans certaines versions) › Taille › Autres tailles de papier.
- Saisissez une largeur de 15,4 cm et une hauteur de 21,6 cm, soit le format fini plus 3 mm de chaque côté.
- Placez l’image ou la forme de fond pour qu’elle couvre toute la page, bords compris (habillage Derrière le texte).
- Gardez texte et logos à au moins 3 mm à l’intérieur du format fini, donc à 6 mm du bord de la page Word : réglez les marges en conséquence.
- Précisez à l’imprimeur que le PDF est « au format fini + 3 mm de fonds perdus, sans traits de coupe ».
Word n’accepte pas de format de page supérieur à 22 pouces (environ 55,9 cm) de côté. Pour une affiche plus grande, il faut un autre logiciel.
Images en 300 ppp
La règle usuelle en impression est une résolution de 300 pixels par pouce à la taille finale. Une photo de 1 800 pixels de large couvre donc au plus 15 cm imprimés. Word n’augmente jamais la résolution d’une image : une photo trop petite restera floue.
En revanche, Word la réduit par défaut. Avant d’exporter :
- Cliquez sur Fichier › Options › Options avancées.
- Dans la section Taille et qualité de l’image, choisissez le document concerné.
- Cochez Ne pas compresser les images dans le fichier et choisissez Haute fidélité comme résolution par défaut.
Ces réglages ne récupèrent pas une image déjà compressée : réinsérez-la depuis le fichier d’origine. Le guide images floues dans le PDF détaille le problème.
Couleurs : RVB et CMJN
Word travaille en RVB, l’espace colorimétrique des écrans, et le PDF exporté l’est aussi. L’impression en quadrichromie utilise le CMJN, qui restitue moins de couleurs vives : lors de la conversion, les bleus électriques, verts fluo et orangés saturés s’affadissent.
- Demandez à l’imprimeur s’il convertit lui-même les fichiers RVB et s’il fournit une épreuve (BAT).
- Pour une couleur de marque précise, communiquez sa référence CMJN ou Pantone : Word ne peut pas la garantir.
- Le texte noir de Word est un noir RVB. Selon la conversion, il peut devenir un noir composé des quatre encres, ce qui fragilise les petits caractères si le repérage est imparfait. Signalez-le à l’imprimeur, qui peut le forcer en noir pur.
Polices incorporées
À l’export en PDF, Word incorpore les polices dont la licence le permet. Une police qui l’interdit est remplacée ou transformée en image, ce qu’un imprimeur repère vite. Préférez des polices dont la licence autorise l’incorporation et vérifiez le résultat dans votre lecteur PDF (propriétés du document, onglet des polices). Les détails figurent dans polices différentes dans le PDF.
Exporter et contrôler le PDF
- Fichier › Enregistrer sous, type PDF, optimisation Standard (publication en ligne et impression), jamais Taille minimale.
- Ouvrez le PDF et vérifiez à 100 % et 200 % : netteté des images, polices, fonds jusqu’au bord.
- Contrôlez le format de page dans les propriétés du PDF : il doit correspondre au format fini plus les fonds perdus.
- Pour un livret, n’imposez pas les pages vous-même : envoyez-les dans l’ordre de lecture, l’imprimeur fait l’imposition.
Les options de la fenêtre d’enregistrement sont détaillées dans enregistrer un document Word en PDF.
Problèmes courants et solutions
L’imprimeur exige du PDF/X
Word ne le produit pas. Si vous disposez d’Adobe Acrobat Pro, ouvrez le PDF et utilisez son outil de contrôle en amont (Preflight) pour le convertir au profil demandé. Sinon, demandez à l’imprimeur s’il peut préparer le fichier, souvent contre un supplément.
Une ligne blanche apparaît au bord après la coupe
Le fond ne débordait pas assez. Reprenez la méthode du format agrandi et faites dépasser l’image de fond au-delà de la page Word.
Les couleurs imprimées sont ternes
C’est l’effet de la conversion RVB vers CMJN. Demandez une épreuve avant le tirage et ajustez les couleurs trop saturées.
Le document compte une page de trop
Un paragraphe vide en fin de document crée souvent une page blanche, facturée comme les autres : voir supprimer une page blanche.
Besoin d’un PDF de relecture pour un BAT interne avant d’envoyer le fichier définitif ?
Générer un PDF d’aperçu